Glosario
Glosario de oficios y construcción.
Las palabras del negocio, explicadas en dos frases: parte de trabajo, albarán, certificación, BC3, Verifactu, retención de garantía, recargo de equivalencia…
- Qué es un parte de trabajoUn parte de trabajo es el documento que deja constancia de un trabajo hecho: quién lo hizo, cuándo y dónde, las horas, los materiales y la conformidad del cliente con su firma. Sirve para facturar sin discusiones y como prueba si hay reclamación. Hoy se hace en el móvil, el cliente firma en pantalla y el PDF le llega al momento.
- Qué es un albaránUn albarán es el documento que acompaña una entrega de material o de un servicio y que el receptor firma para dar conformidad de que lo ha recibido. No tiene valor fiscal: no lleva IVA ni sustituye a la factura. En oficios se usa para dejar constancia de lo entregado antes de facturar, o para agrupar varias entregas en una sola factura a final de mes.
- Qué es un presupuesto por capítulosUn presupuesto por capítulos es el presupuesto de una obra o reforma dividido en bloques de trabajo (demoliciones, albañilería, fontanería, electricidad, carpintería, pintura…), cada uno con sus partidas, cantidades y precios unitarios. Permite que el cliente vea qué cuesta cada parte, certificar por capítulos según avanza la obra y comparar lo presupuestado con lo gastado.
- Qué es una certificación de obraUna certificación de obra es el documento que mide y valora la parte de obra ejecutada en un periodo (normalmente un mes) para cobrarla: se toma el presupuesto por capítulos, se indica el porcentaje o las unidades hechas de cada partida y sale el importe a facturar. Sirve para cobrar la obra a medida que avanza, no al final.
- Qué es un archivo BC3Un archivo BC3 es el formato estándar en España para intercambiar presupuestos de construcción entre programas (Presto, Arquímedes, bases de precios como la de Cype o el IVE). Contiene los capítulos, partidas, mediciones y precios de un proyecto. Lo usan arquitectos y constructoras grandes; en reformas pequeñas se presupuesta con el catálogo propio y no hace falta.
- Qué es VerifactuVerifactu es el sistema de la Agencia Tributaria por el que los programas de facturación generan un registro de cada factura con huella encadenada y código QR, y lo envían a Hacienda al emitirla. Es obligatorio para las sociedades desde el 1 de enero de 2027 y para los autónomos desde el 1 de julio de 2027 (tras el aplazamiento de un año). Excel y Word ya no valdrán para facturar.
- Qué es el registro horarioEl registro horario es la obligación de toda empresa en España de anotar cada día la hora de entrada y de salida de cada trabajador, guardarlo cuatro años y tenerlo a disposición de la Inspección de Trabajo. Es obligatorio desde mayo de 2019 para todas las empresas con empleados, incluidas las de oficios con técnicos en la calle o en obra. Se puede hacer en papel o con una app de fichaje.
- Qué es un SAT (servicio de asistencia técnica)Un SAT, servicio de asistencia técnica, es la empresa o el departamento que repara, mantiene e instala equipos (calderas, aire acondicionado, electrodomésticos, maquinaria) en casa del cliente o en su empresa. Un «software SAT» es el programa que lleva ese flujo: el aviso entra, se asigna a un técnico, se hace el parte con la firma del cliente y se factura.
- Qué es un aviso (en un negocio de oficios)Un aviso es la petición de un cliente para que vayas a arreglar, revisar o instalar algo: una fuga, una avería, un termo, un enchufe. Es la unidad de trabajo de fontaneros, electricistas y servicios técnicos. Un aviso lleva cliente, dirección, teléfono, qué pasa y cuándo puedes ir, y de él salen la visita, el presupuesto, el parte y la factura.
- Qué es un GMAOUn GMAO (gestión de mantenimiento asistida por ordenador) es un programa para planificar y registrar el mantenimiento de equipos e instalaciones: qué máquinas hay, cuándo toca revisarlas, qué se hizo en cada revisión y qué costó. Lo usan empresas con muchos equipos o contratos de mantenimiento; para un instalador o un SAT pequeño, un software de oficios con avisos programados suele bastar.
- Qué es un portal del clienteUn portal del cliente es la página privada, con un enlace o un acceso, donde el cliente de un negocio de oficios ve sus presupuestos, los aprueba y firma, paga, consulta sus citas y descarga sus facturas, sin llamar ni escribir. Sustituye el «¿lo has visto?» por WhatsApp y acelera el cobro: el cliente aprueba cuando le viene bien, desde el móvil.
- Qué es un anticipo (en presupuestos de obra)Un anticipo es la parte del presupuesto que el cliente paga por adelantado al aceptarlo, antes de empezar el trabajo, para cubrir materiales y reservar la fecha. En reformas es habitual entre el 30 % y el 50 %; en reparaciones pequeñas no se pide. Se descuenta de la factura final y conviene documentarlo con una factura de anticipo, que lleva IVA.
- Qué es la retención de garantíaLa retención de garantía es el porcentaje de cada certificación o factura de obra (normalmente el 5 %) que el cliente o promotor retiene y no paga hasta que termina el plazo de garantía (habitualmente un año desde la recepción), como reserva por si aparecen defectos. Se factura entera con IVA; lo que se retiene es el cobro, no la factura.
- Qué es el IVA reducido del 10 % en reformasEl IVA reducido del 10 % en reformas se aplica a obras de renovación y reparación en viviendas de particulares cuando la vivienda tiene más de dos años, el cliente la usa como vivienda (no es empresa) y los materiales que aporta el que hace la obra no superan el 40 % de la base imponible. Si se cumple, la factura va al 10 % en vez de al 21 %.
- Qué es una factura rectificativaUna factura rectificativa es la factura que corrige otra ya emitida: un error en el importe, en los datos del cliente o en el IVA, una devolución o un descuento posterior. Con Verifactu no se puede borrar ni editar una factura emitida, así que la rectificativa es el único camino. Lleva su propia serie, indica la factura que corrige y el motivo.
- Qué es el recargo de equivalenciaEl recargo de equivalencia es un régimen especial de IVA para comerciantes minoristas que son personas físicas: en vez de declarar IVA, pagan un recargo extra a sus proveedores (5,2 % sobre el IVA general del 21 %) y no presentan declaraciones de IVA. A un fontanero o electricista no le afecta salvo que además tenga tienda de venta al público; sí le afecta si vende material a un cliente que esté en ese régimen.
- Qué es una subcontrata (en obra)Una subcontrata es la empresa o el autónomo al que el contratista principal encarga una parte de la obra: el electricista que hace la instalación, el pintor, el alicatador. El contratista responde ante el cliente y paga a la subcontrata; por eso hay que controlar qué se le ha encargado, qué ha certificado y qué se le ha pagado, y cumplir la Ley de Subcontratación (libro de subcontratación en obras de construcción).
- Qué es una hoja de horasUna hoja de horas es el registro de las horas trabajadas por cada persona, día a día, indicando en qué trabajo u obra estuvo. Sirve para dos cosas: cumplir el registro horario obligatorio y saber lo que cuesta de verdad cada trabajo (horas por trabajo × coste hora). En papel se rellena al final de la semana de memoria; con fichaje por GPS se rellena sola.
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